如何创建项目沟通计划(+可下载的模板和信息图)

作为营销人员,我们擅长沟通——将我们出色的产品和服务转化为易于理解的内容,以打动我们的目标受众。至少,应该是这样。我们可能不需要告诉您所有阻碍有效沟通的痛点,尤其是在将您的产品推向世界以供人们享用方面。

现在许多员工都在远程办公,

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有效协作变得更加困难。没有人想犯错,但是当项目创建者、合作者和关键利益相关者之间没有明确的渠道时,沟通不畅是很常见的。

这就是明确命名的“项目沟通计划”发挥作用的地方。让我们看看这是什么,为什么你需要它以及如何让它为你的品牌服务。

为什么每个项目都需要一个沟通计划
也许你以前遇到过这种情况:你已经在一个项目上工作了几天、几周甚至几个月。这是完美的——不,这是一个梦想成真。您很高兴能展示它,准备好获得所有您应得的热情反馈,因为您为这项工作带来了纯粹的天才。满怀期待地,您将其交给团队审批,结果却一无所获。

现在您感到困惑,而且

肯定很沮丧。您已经完善这  英国华人消费者的影响数据 个项目很长时间了,但它完全没有达到目标。其他人什么时候开会讨论不同的方向?

我们都有过这样的经历,开发出的东西最终因为一些关键的沟通错误而被扔进了垃圾桶,比如我们错过了一条消息或电子邮件,甚至是从未收到的会议邀请。或者,也许您参加了每一场会议,但在某些地方出现了问题,现在解开它们已经太晚了。

即使可以轻松访问应该使

协作变得轻而易举的新工具,沟通不畅的成本也  ht 列表  会产生很大的影响。来自 SHRM 的数据告诉我们,由于沟通不畅,公司平均每年损失 6240 万美元。

我们都知道沟通问题并不罕见,但我们不应将其视为行业中的典型部分。有效沟通的障碍并不像你的侄女拒绝离开操场那样——你不必一直让它们溜走。

幸运的是,对于你、你的项目管理团队和你的项目来说,有有效的方法可以顺畅沟通流程。只要记住,你

们都在为一个共同的目标而努力。

就像邓布利多说的,“如果我们的目标一致,我们的心是开放的,习惯和语言的差异根本不算什么。”换句话说,我们的沟通风格可能不同,但它们不应该影响我们实现共同目标的能力。

魔法咒语?项目沟通计划。

放下你写到一半的电子邮件,花点时间远离你的 Slacks 和 Gchats,关掉那些网络摄像头。项目的沟通计划正是您简化沟

通管理、确保每个人都在同一页面上并提供精心制作的最终作品所需要的。

理想情况下,每个沟通渠道都运行顺畅,消除障碍并有助于避免项目失败。不要不愿意尝试新事物;您的项目成功取决于您使用这些工具进行最佳项目管理的能力。

项目沟通计划到底是什么?
好吧,让我们谈谈项目沟通计划。这些漂亮的跟踪文档内置在电子表格或表格中,它们概述了项目沟通的对象、内容、时间和方式。它们帮助所有团队成员(从客户到内部利益相关者)在以下方面保持一致:

会议时间和地点。

每次通信和会议的目标。
以及每个参与者的职责。
在项目沟通计划整齐的表格中,项目经理记录所有重要信息,消除了有时与谁应该在什么时间线上联系什么人相关的猜测。

项目沟通计划的关键要素

这是您团队中的任何人

(从最新实习生到销售总监)都应该能够找到有关沟通策略的信息的文档。

以下是您应该能够在沟通管理计划中找到的一些关键内容:

您将针对特定利益相关者使用的沟通方法。可能有人希望使用自定义客户门户与您保持联系,而其他人可能希望使用其他沟通渠道。记录这些内容将帮助您记住哪个人不擅长通过电子邮件回复,哪个客户希望以

Microsoft 项目的形式完成所有工作。

带有说明的可交付成果。无论您是提供状态更新还是移交报告,解释“什么”都至关重要,这样就不会放错地方或忘记任何东西。
项目状态更新。您最不希望看到的是您的团队在一个项目上做两倍的工作,或者——更糟——根本没有完成任何工作。无论哪种方式,您都会浪费时间

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