您可以在人事档案中收集哪些员工信息？

什么是员工人事档案？

员工人事档案是与特定员工有关的重要文件的集合。法律要求雇主保存某些员工文件，而其他文件则只是锦上添花。

Weinstein & Klein PC 合伙人 Damien Weinstein 表示：“你应该能够阅读人事档案，并准确地了解员工是谁、他们在公司做什么以及他们的表现如何。”

存储和访问人事档案

虽然您可以将员工人事 如何在电子邮件营销报告中过滤机器人点击 档案存放在带锁的文件柜中，但这些文件可能会因洪水、火灾或龙卷风等潜在灾害而受损，或被盗和暴露。相反，许多企业使用高评级的人力资源 (HR) 软件以数字方式存储和管理员工人事档案。

您需要将特定文件保留在档案中多长时间取决于联邦和州法律（见下文的一些示例）。有些州只要求您在员工在公司工作的最后一天后保留某些文件两到三年，但您可能希望保留它们六到七年。

无论如何，虽然法律上没有要求进行审计，但您应该每年对企业的人事档案进行一次审计，以确保您掌握的信息准确且最新。

人事档案应包括哪些内容？

人事档案中应保存大量信息；但其中一些信息属于机密。出于这些原因，人力资源解决方案公司 MEND 的创始人兼首席执行官 Nicole Anderson 建议将员工人事档案中的信息分为三个不同的文件夹：员工档案、机密档案和 I-9 档案。

员工档案

该文件应包含有关员工的工作要求、知识、绩效和行为的信息。 Anderson 说，这个通用文件通常包括以下内容：

• 新员工核对清单
• 工作申请
• 恢复
• 职位描述（和接受度）
• 录取通知书
• 雇佣合同
• 参考检查表
• 紧急联系表
• 收到公司财产
• 保密协议
• 签署的确认书，例如员工手册、员工政策和程序以及健康保险选项
• 培训文件和致谢
• 过去员工的绩效评估
• 员工提升表格
• 采取的任何纠正或纪律处分

I-9 表格用于核实员工是否有资格在美国合法就业。雇主必须为每位员工填写并保留一份 I-9 表格。移民和海关执法局 (ICE) 检查员经常对企业进行 I-9 审计，做好准备可以为您节省大量查找文件和支付高额罚款的时间。

人事档案中不应包括哪些内容？

存储或共享错误的人员信息可能会让您陷入法律麻烦。如上所述，您应该将敏感信息与一般员工档案分开保存，这些敏感信息包括员工的 W-4、平等就业机会信息、他们的社会安全号码和他们的医疗档案。

韦恩斯坦告诉我们：“个人健康信息（接触史、检测结果、症状记录等）不应保存在（一般）人事档案中，因为可能会有太多人访问这些信息。”

不要保留任何有关员工的个人信息、工作成果、电子邮件或关于员工的意见。您还应该丢弃员工身份证的复印件，例如社保卡、政府身份证、驾驶执照和护照。

安德森说：“这些物品一旦使用完毕，就应该被销毁，以防止任何未经授权的复制或泄露。”

谁应该有权访问员工人事记录？

只有关键人力资源人员和指定的公司高管（如首席运营官 (COO)）才有权访问员工人事档案。[相关文章：高管职位：它们到底意味着什么？ ]

“合同和法律规定有保密义务的关键人员 [应该有权访问]，”韦恩斯坦说。“这些人可能是企业主、首席运营官、人力资源主管等。重点是，这些文件包含个人、私人和敏感信息，公司里的任何人都不能轻易获取。”

管理员工人事档案的最佳实践

管理员工人事档案似乎就像存储一些文件一样简单，但管理不善可能会给您的公司及其员工带来重大问题。以下是有效管理员工人事档案的一些最佳做法：

1. 制定并执行员工人事档案政策：制定全面的人力资源政策，包括您需要保留的文件类型、保留位置和保留期限。概述员工访问特定文件的文件权限也很有帮助。对您的人力资源员工进行这些政策的培训。
2. 对员工保持文件保留的透明度：尽管法律对员工可以轻松访问哪些类型的人事档案信息有不同的规定，但最佳做法是保持对员工的透明度，告知他们将保留哪些类型的信息以及保留期限。让员工签署您打算保留的每份文件是确保他们知情的好方法。
3. 遵循严格的安全准则来保护员工数据：员工人事档案包含一些敏感信息，因此，采取额外的预防措施来确保其安全非常重要——无论其是以数字方式存储、存储在物理文件柜中还是两者兼有。确保员工遵守您创建的安全策略，以确保机密信息的安全。
4. 每年对人事档案进行一次审查：每年进行一次文件审查有利于审核您当前的人事档案，确保其准确且安全。这也是删除您不再需要保留的过期文件或档案的好时机。
5. 实现文件管理流程自动化：人力资源软件可 asb名录 以帮助实现某些文档管理流程的自动化，提高效率并消除人为错误的可能性。但是，即使是那些拥有自动化流程的公司也希望进行年度审核。